アポイントメントを取ることは営業活動の最初のステップです。

しかし、「なかなかコンタクトが取れない」「売り込みたいわけではないのに警戒されてしまう」といったケースも多いのではないでしょうか。

本記事では、アポイントメントを取るために心がけることやコツを紹介します。

アポイントメントを取るために心がけること

新規顧客を獲得するためには、ホームページやチラシの反響などから、実店舗へ来店してもらえるよう、お客さまのアポイントメントを取る必要があります。

また、すでに接点を持てたことがあるお客さまへも、現状の確認や再提案などでアポイントメントを取ろうとすることもあるでしょう。

アポイントメントを取ることは営業活動における最初のステップのため、いかにうまく取るかで結果が変わります。

ではアポイントメントを取るためには何に気をつければよいのでしょうか。

説明する機会を得ることに集中する

知らない相手からの連絡に戸惑う方は多いでしょう。商談したいがために、自社や商材・サービスの魅力について説明しすぎると、相手は「売り込まれている」と感じ、断られてしまうこともあります。

アポイントメントを取る際は、売り込み要素をなくして、来店してもらえる機会を得ることに集中しましょう。

説明しすぎない

アポイントメントを取る際は、自社を選ぶことのメリットをたくさん伝えたくなるでしょう。しかし、説明しすぎるのはよくありません。

きちんと説明する機会を設けるのがアポイントメントを取る本来の目的です。詳しく説明しすぎると、相手はその説明の内容で「要・不要」を判断してしまうこともあります。

とはいえ、内容を一切話さなかったり簡潔すぎたりすると、怪しまれたり興味を持ってもらえなかったりする可能性もあります。

相手の興味が湧いた時点で説明をやめ、アポイントメントへとつなげることが大切です。

客観的になる

営業担当は自社商材のよさやメリットを把握しています。そのため、相手にそのメリットを知ってほしいという思いも強く、つい主観的になってしまいがちです。

なかには「売り込みたいからいいことばかり言っているのでは？」と思われる方もいるでしょう。

どれほど伝えたいことが多くても、気持ちや情報を整理して客観的になることが大切です。

100％を求めない

成果を求めるあまり、リスト上の全員にアポイントメントを取りたいと考えることもあるでしょう。

しかし、アポイントメントを取れるまでしつこく連絡するのは逆効果です。かえって不信感を持たれてしまうからです。

アポイントメントを取る際に必要なのは、「あなたにとって有益な情報を持っている」と伝えることです。あくまで説明機会を得ることが目的のため、興味を持てない相手に対して一方的な連絡をするのは避けましょう。

アポイントメントが取れない原因

毎日何百件もの電話をかけてもアポイントメントが取れない人もいれば、スムーズに次のアポイントメントを取りつけられる人もいます。

この違いは何なのでしょうか。アポイントメントが取れない原因には以下が考えられます。

• 伝え方が適切でない
• 関係を構築できていない

どれほど内容がよくても、伝え方が適切でないとよい結果は得られません。同じ内容、同じシナリオだとしても、声の大きさ・スピード・抑揚などで、相手に与える印象は異なります。

必要以上に大げさに話す必要はありませんが、「どのように話せばしっかりと伝わるか」を考えてみましょう。話が長すぎるのも相手の負担になってしまうことがあります。

相手が飽きてしまうため簡潔にまとめるようにしましょう。

また、相手との関係構築ができていないことがアポイントメントを取れない原因になっている場合もあります。

短い間で関係性を構築するのは難しいことです。知識や経験、スキルが必要な場合もあるでしょう。相手の心をつかむためのトークスキルを磨いておくことも重要です。

スキル向上については、こちらの記事もご参照ください。

▷住宅営業のスキル＆やる気をUP！ 現場に役立つ3つの研修プログラムを紹介

アポイントメントを取るための5つのコツ

では、実際にアポイントメントを取る際は何に気をつければよいのか、5つのコツを紹介します。

①アポイントメントをその場で取る

アポイントメントはその場で取ることを心がけましょう。その場でスケジュールを確認できない場合もありますが、「スケジュールを確認してあらためてご連絡いたします」というのは、あまりよい印象を与えません。

お客さまにとっても、自分のスケジュールが定まらず不快になることもあるでしょう。すぐに確定できなければ、その場で断られるリスクも高まります。

アポイントメントを取るときは、スケジュールをすぐに確認できる状態にしておきましょう。

②候補日を絞り込む

アポイントメントを取るときは、お客さまのご都合を伺って合わせる方法もありますが、選択肢がないと答えづらい場合もあります。

「〇月のこの週」など、あらかじめ候補日をいくつか用意しておき、選んでもらうとスムーズです。

③優先度をつける

ダブルブッキングを起こさないように注意することも大切なポイントです。アポイントメントを取る前に、応対の優先度をつけておきます。

たとえば、「何度も展示場に来てくれた顧客」は、住宅づくりへの意欲が高く、優先的にアポイントメントを取りたい相手といえます。

一方、「今までに何度かメールや電話をしていても反応がない顧客」は、住宅づくりの見込みは低いと考えられます。

優先度を決め、その順番で連絡をすれば、候補日が重複した際にどちらを優先すればよいかを判断する指標となるでしょう。

④見込み度を確認する

アポイントメントを取ると、顧客の見込み度を推測することもできます。

反応がよくすぐにアポイントメントが取れると、見込み度が高い顧客だと感じますが、本当に意欲があるかはアポイントメントを取る時点では判断するのは困難です。

アポイントメントを取る際に反応が悪くても、実際は前向きに住宅づくりを検討しているケースもあります。

そのとき断られても「いつならお時間をつくっていただけますか？」などと、問いかけてみることも大切です。

住宅づくりに意欲があれば、「○○日はダメだけれど、××以降なら時間が取れる」という回答を得られる場合もあるでしょう。

⑤用事の内容と所要時間を伝える

目的が不明瞭な状態では、警戒してアポイントメントを断ることも考えられます。また、「どれくらい時間がかかるか分からないから断ろう」というようなケースもあります。

アポイントメントを取る際は「どのような話をしたいのか」「どれくらい時間が欲しいのか」の2点を伝えましょう。

まとめ

アポイントメントは営業活動の最初のステップです。ここでしっかりと顧客の心をつかむことが成果へつながるといっても過言ではありません。

アポイントメントは取り方にもコツがあり、やみくもに接点を持とうとするのは逆効果な場合もあります。

現在アポイントメントがうまく取れない場合は、伝え方が悪かったり関係構築ができていなかったりといったことが考えられます。

アポイントメントを取るためには、ポイントを押さえて戦略的に取り組むことが大切です。もちろん営業スキルやトークスキルも重要なポイントです。

お客さまの心をつかむためには、自己研鑽も必要でしょう。

また、「日々の営業活動が忙しく、アポイントメントを取る余裕がない」という場合は、ホームページの反響への一時返信や展示場来場者への追客を代行するサービスを活用する方法もあります。

お客さまの反響に素早く対応することでアポイントメントを取る際の成功率も変わってくるでしょう。ぜひこちらも併せてご参照ください。
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