スマートフォンの普及やSNSの発達により、チャットによるコミュニケーションが増えている会社も多いでしょう。チャットはリアルタイムでの情報交換を可能とし、業務のスピード向上を狙えるツールのひとつです。

お客さまからの住宅に関する問合せを受けたとき、チャットですぐに問合せ内容を共有したり、回答や対策について情報交換したりすることで、作業全体のスピードが上がり、お客さまからの問合せにも迅速に対応できるようになるでしょう。

今回は、ビジネスチャットの機能と導入するメリット、さらにオススメのチャットツールについてご紹介します。

ビジネスチャットとは？

日常的にチャットツールを利用している方もいると思いますが、改めてチャットツールの機能についておさらいしましょう。

チャットツールでできることは大きく分けると3つあります。

チャット機能

チャットとは、インターネットを通じてメッセージのやりとりをするシステムのことです。短いメッセージをリアルタイムで共有することができます。

また、気軽に送れる点が特徴で、速いスピードでの情報共有が可能です。

社内専用につくられたチャットツールではなく、既製品のツールであれば、社外の人ともチャットでコミュニケーションを取ることができます。

グループ作成機能

チャットツールでは、特定の人を選んで複数人でチャットする“グループ”を作成できます。個人間のチャットと同じスピード感で複数人に情報共有できるので、会議と同じように情報交換ができるでしょう。

また、複数のプロジェクトを進行する際にグループチャットは有効です。プロジェクトごとにチャットグループを作成することで、自動的に情報の整理ができます。「このプロジェクトの情報はチャットを見れば大丈夫」という状況をつくることができます。

ファイル共有機能

チャット内で業務に必要なファイルを共有することができます。同時に複数の人がファイルを閲覧できることはもちろん、Webでの会議中にリアルタイムでファイルを共有できて便利です。

ただし、インターネットを通じてファイルのやりとりをするため、セキュリティ面に十分注意する必要があります。

ビジネスチャット導入のメリット

「ビジネスチャット導入で何が変わるの？」と疑問に思う方もいるかもしれません。そこでビジネスチャット導入のメリットをご紹介します。

情報共有のスピード

ここまでに何度か触れている、情報共有のスピードです。メールでは複数の人にメッセージを送信する場合、新規メールを作成し、宛先を設定するなどの作業が発生しますが、チャットではあらかじめグループを設定しておくことで、この作業を省略することが可能です。

こういった作業はメールとチャットでは数秒の差かもしれませんが、その数秒が積み重なると大きな時間になります。

履歴を検索しやすい

メールでももちろん検索機能が搭載されてはいますが、1つの案件やプロジェクトに対して、複数のメールでのやり取りが発生する場合があります。その場合、「探しているメールがどれなのか」という確認作業が必要となってくるでしょう。

チャットであれば、案件やプロジェクトごとにグループを設定していれば、そのグループの中でキーワード検索、日付での検索が可能となるため、物事の確認がしやすくなるというメリットがあります。

オススメのチャットツール

最後に、オススメのチャットツールを2つ紹介します。

Slack(スラック)

Slackは、作業効率の向上を目的として開発されたビジネスチャットツールです。Slackは連携できるツールが充実しています。Slack導入を検討する場合は、現在社内で使用しているツールと連携しているか確認しておくとよいでしょう。

また、非常にシンプルなデザインでチャットに慣れていない人でも使いやすい点が特徴です。初めてチャットツールを導入する場合はオススメです。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは、国産のビジネスチャットツールで、24万社以上の企業が導入しています。上記で紹介した機能に加え、ビデオ通話で会議をすることも可能です。

他社との打ち合わせなどで活用すれば、対面で打ち合わせするときに比べて手間が省けますし、「テキストだけのコミュニケーションは不安」という問題もありません。

どちらのツールも無料版があり、個人でも登録できます。社内に導入する前に無料版で使用感や雰囲気を確認しておきましょう。

まとめ

今回はチャットの機能と導入のメリット、オススメのチャットツールを紹介しました。

仕事をする際にコミュニケーションは必要不可欠です。そしてチャットツールはコミュニケーションのスピードを上げ、さらに必要なコミュニケーションの回数を減らしてくれます。つまり、今以上に作業に時間を割くことができるのです。

はじめは慣れない点もあるかもしれません。しかし、チャットツールを使いこなすことができれば仕事の効率化が期待できます。

ぜひ、自社でのチャットツールの導入を検討してみてください。