工務店・ビルダーが限られた人材で成約につなげるためには、生産性を向上させる必要があります。

なかでも営業活動に含まれる業務には、お客さまとのやりとりや資料作成をはじめ、さまざまな業務が存在します。

本来であれば、お客さまとの直接的なやりとりに注力したいところですが、付随する業務に追われている営業担当者も多いのではないでしょうか。

そこで考えたいのが、業務の効率化です。営業効率や業務のムダが発生していないかなど、非効率な業務を見直して生産性の向上に役立てましょう。

ここでは営業活動を効率化する方法や活用できるツールについて解説します。

なぜ営業活動の効率化が必要？

営業活動は、大きく“コア業務”と“ノンコア業務”の2つに分けられます。

コア業務は利益や売り上げを直接生み出す業務のことです。対してノンコア業務は、コア業務をサポートするための定型的な業務を指します。

コア業務

• 商談
• 顧客とのコミュニケーション
• 契約

ノンコア業務

• 提案書や見積書などの書類作成
• 日報作成
• 社内会議

営業活動の本来の目的は、お客さまとのコミュニケーションを通じて契約につなげることです。

しかし、やらなければならない業務が多岐にわたり、売り上げにつながるためのコア業務に注力できていないケースがあります。

売り上げにつながるコア業務を強化するために、コア・ノンコア業務の効率化が重要です。顧客対応に注力できるようになれば、営業スキルやサービス品質の向上にもつながります。

営業活動を効率化する5つの方法

営業活動を効率化させるためには、5つの方法を確認して業務改善に取組みましょう。

1．業務の優先順位を決める

業務を効率化するためには、必ず行う業務、行わなくてもよい業務を整理します。業務の重要度や緊急性に応じて分類し、優先順位をつけるのがポイントです。

業務の分け方の例

• 緊急性が高い業務：顧客の温度感が高い業務（早期対応を要する業務）
• 重要度が高い業務：対応が遅れると緊急性の高い事象に発展しうる業務
• 営業担当がしなくてもよいこと

急なプラン変更やクレームなど、早期対応が必要な業務は優先して進める必要があります。一方、契約に関する業務は営業担当者一人ではなく、チーム全体で状況を把握しておくことが重要です。

また、自身が対応できる範囲を明確化したうえで、営業担当者がしなくてもよい業務について洗い出します。社内で協力して対応する、専用の担当者を振り分けるなどの対応を検討しましょう。

2．インサイドセールスを導入する

インサイドセールスとは、電話やメール、オンライン会議システムなどを使った営業手法のことです。

営業活動を効率化するために、アポイントメント獲得までのプロセスをインサイドセールスで対応する方法も検討します。アポイントメントなし訪問の時間や労力を削減できるため、営業担当の負担を軽減し、商談に注力できるようになります。

また、アポイントメント獲得時点で事前に顧客の温度感を見極められるため、確度の高い見込み顧客に対して適切にアプローチできることも利点の一つです。

3．見込み顧客をフェーズ分けする

見込み顧客がどれくらいの検討度合いなのか、事前にフェーズ分けしておくことも有効な方法の一つです。

獲得した見込み顧客に対して、Webサイトに訪問した人、実際に問合せがあった人など、購買意欲に応じたユーザー分析・フェーズ分けを行います。確度の低い顧客に向けて商談する時間をカットすることで、時間や労力の削減にもつながります。

4．営業の属人化を解消する

すべての業務を一人で対応するとなれば、おのずと業務の負担が大きくなります。優先業務に時間を割くためにも、営業チーム全体でフォロー体制を整えることが重要です。

そのためには、お客さまとの商談内容、進捗状況などの情報共有が欠かせません。チーム全体で詳細を共有できていれば、電話対応やメール配信、問合せの返信といった業務を別の営業担当者が臨機応変に対応できるようになります。

5．ITツールを活用する

顧客情報の管理や営業活動に役立つITツールを活用するのも有効な方法です。営業の進捗状況を社内で共有していない、顧客情報が散在しているといった状態では、見込み度合いの高いお客さまを逃してしまうことがあります。

温度感の高まったお客さまに対して最適なタイミングでアプローチをするためには、営業の進捗状況や顧客情報を一元管理できるツールの活用が有効です。

なかには、メール配信を自動化できるオートメーション機能が備わったもの、インサイドセールスや顧客分析に対応したものもあります。

ITツール・システムの活用で営業活動の業務効率化を実現

営業活動の効率化に活用できるITツール・システムとしておすすめなのが、顧客管理システムと営業支援システムです。それぞれに備わった機能の特徴や期待できる効果についてチェックしてみましょう。

顧客管理システム（CRM）

営業活動で得た顧客情報を一元管理できるシステムです。年齢や性別といった基本的な情報だけでなく、購買履歴や行動などを分析して可視化できる機能が備わっています。顧客情報を1ヶ所にまとめることで、さまざまな効果が期待できます。

CRMを利用することで期待できる効果

• 顧客情報の検索がスムーズになる
• 顧客のニーズに応じた営業手法を選択できる
• 情報共有ミスが防げる

CRMには情報検索や共有がスムーズになるほか、登録漏れを防げるといった利点があります。分析によってお客さまの温度感に応じた提案が可能になるため、効率的な営業活動が実現可能です。

営業支援システム（SFA）

営業担当者が対応するさまざまな業務を効率化できるシステムです。顧客情報の管理に加えて、案件の進捗状況や請求書管理など、営業に関わる業務に役立つ機能が備わっています。

営業支援システムの活用により、さまざまな業務の効率化につながります。

SFAを利用することで期待できる効果

• 案件の状況を可視化し、社内の連携がスムーズになる
• オンライン営業でも情報を共有できる
• 商談回数や成約率を分析し、営業フローを改善できる

SFAを利用することで、営業に関するあらゆる情報をシステム内でまとめて蓄積・管理できるようになります。

なかには、メール配信の自動化や予算管理、見積書作成ができるシステムもあります。

営業担当者やチーム間での引き継ぎが効率化されることで、営業の属人化を解消し、業務フローの改善を後押しできます。

まとめ

営業活動を効率化するためには、業務のムダをカットするとともに、営業活動の質を高めることが重要です。業務の優先順位を決めたり、インサイドセールスを導入したりといった方法も検討します。

また、ITツールの活用によって情報共有がスムーズになるほか、顧客の検討度合いに応じたアプローチが可能です。商談での確度が高められることで業務効率や成約率の向上につながります。

非効率な営業活動に課題を抱えている場合は、顧客管理システムや営業支援システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。