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あなたの会社では、社員を適正に評価できているでしょうか？もし答えがNoであるならば、原因は評価システムにあるかもしれません。

正当な評価がされないと、優秀な社員が他社に引き抜かれたり、評価してくれる会社に転職したりしてしまうでしょう。また、適正に評価することで新たに優秀な社員が見えてくるかもしれません。

そこで提案したいのが人事評価システムの導入です。この記事では人事評価システムの種類やメリットについて説明しています。

人事評価システム導入の目的

人事評価システム導入の目的は、人事評価に関するデータの管理を効率化することです。システムでデータを一括管理することで、見たいデータをすぐに確認できます。

すべてのデータが1つのシステムに集まっているので、Excelや書類で管理するよりも必要な情報を探しやすく、評価シートの作成の手間も少ないです。

システムの導入によって作業を効率化することで、評価を検討することに時間を割くことができるようになり、評価の精度が上がります。

人事がデータの管理で多くの時間を使っていたために、社員の評価を検討する時間が確保できない会社も多いのではないでしょうか？　作業の効率化は適正な評価につながるのです。

適正な評価が生むメリット

人事評価システムを導入して社員を適正に評価することで、会社全体に大きなメリットがあります。

1. 社員の信頼を得る

具体的な目標や評価基準を提示することで、社員が明確な仕事の指針を持つことができます。提示された評価基準通り適正に評価されれば、「努力すればちゃんと評価されるんだ」と社員が会社を信頼するようになるでしょう。信頼を獲得することができれば、社員が会社のために行動してくれることも増えていきます。

2. モチベーションの向上

適正な評価はモチベーションの向上にもつながります。努力が報われることは多くの人にとって嬉しいことですし、その喜びをもう一度味わおうとより一層努力する人も多いでしょう。このような成功体験を積み重ねることで、社員のモチベーションは向上していくでしょう。

3. 離職率の低下

逆に適正な評価をしないと社員のモチベーションが低下することが考えられます。「他の会社ではどう評価されるんだろう」「他社に行けば実力通りの高い評価をしてもらえる」という考えが生まれ、離職のきっかけとなり、結果として人手不足に拍車がかかってしまいます。

適正な評価をすることで、評価に納得できずに会社を辞める社員を減らし、離職率を低下させる効果が期待できます。

人事評価システムの2つの種類

人事評価システムには大きく分けて2つの種類があります。それぞれメリットが異なるので特徴を理解しておきましょう。

1. クラウド型

クラウド型とは、インターネット経由で利用する人事評価システムのことです。データをサーバー上で管理しているため、インターネットに接続できれば自分のパソコンやスマホからもデータを閲覧することができます。

費用が安く済む点が特徴で、月額数千円～数万円で導入することができます。しかし、多くの会社が使えるように汎用的な作りになっているので、自社に合わせたカスタマイズは難しい場合があります。システムを提供している会社によって機能が異なるので自社に合ったシステムを選ぶとよいでしょう。

2. 自社データベース型

自社データベース型はシステム制作会社に一から作ってもらう人事評価システムのことです。使いやすいオリジナルのシステムを作ることができる点が一番のメリットです。自分のスマホのアプリを自由に配置するように、管理画面をレイアウトできます。

デメリットは、クラウド型に比べ費用が高くなってしまうことです。高いと数千万円にもなりますが、一度システムを作った後は月額料金を支払う必要がないこともあります。

人事評価システム導入の注意点

人事評価システムを導入の際に注意すべきポイントを2つ紹介します。

1. 情報閲覧のルールを決める

すべての情報をすべての社員が閲覧できてしまうと個人情報の漏洩などの問題が発生してしまいます。最悪の場合、訴訟に発展することもあります。

このようなトラブルを防ぐために閲覧権限を設定するなど、情報閲覧に関するルールを徹底的に決めておきましょう。

2. 使いやすいシステムを導入する

導入したものの、使いにくかったということでは、作業の効率化は期待できません。システムの操作に手間取って作業時間が増えてしまっては元も子もありません。

クラウド型を導入する際には十分に機能の利便性を確認しましょう。自社データベース型の場合もよく使う情報をすぐに閲覧できる管理画面を作るようにしましょう。

まとめ

人事評価システムの導入は適正な評価をする上で必要になってくることです。そして適正な評価が社員によい影響を与え、結果的に生産性の向上につながります。

社員の雰囲気がよくなれば社内環境も改善され、離職率も下がることが期待できるでしょう。この機会にあなたの会社の評価システムを見直してみてください。

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