営業担当には、どれほど業務量が多くても余裕を持って仕事に取組めるタイプと、余裕がなく常にギリギリの状態で仕事に取組んでいるタイプの大きく2種類に分けられます。

お客さまからたくさんの成約をいただける、いわゆる売れる営業担当には、前者の傾向が見られます。スケジュール管理を徹底して実践できているからこそ、結果にも結びついているのだといえるでしょう。

スケジュール管理はビジネススキルのひとつであり、営業を担当する者としてぜひ身に付けておきたいスキルです。

本記事では、ミスにつながりやすいスケジュール管理の特徴と、売れる営業担当が実践するスケジューリングのコツを紹介します。

売れる営業担当が行っているスケジュール管理の徹底

売れる営業担当と売れない営業担当の違いは何でしょうか。

優秀な営業担当が行っていることのひとつとして、スケジュール管理の徹底が挙げられます。

「この日のこの時間にこの業務を行う」と業務の流れを管理することにより、仕事に追われるのではなく自ら仕事をコントロールできているのだと考えられます。

また、予定管理を通じて自身の行動を主体的に決定することは、自己決定感を得るうえでもプラスに働きます。自己決定感を得ながらモチベーションを高く維持して仕事に取組むためにも、スケジュール管理を徹底して行うことが大切です。

ミスにつながる管理方法

「アポイントに遅れてしまった」「予定をダブルブッキングしてしまった」などのミスが起きる背景には、予定を詰め込み過ぎていたり、予定を記録する場所がバラバラになっていたりなど、スケジュール管理方法に問題があると考えられます。

そのほか、ミスが多い人のスケジュール管理の特徴として挙げられるのが、商談・会議などの時間や提案などの締切日しか記述していないこと、準備に必要となる工程の記述がないことです。

案件ひとつを考えてみても、その仕事を達成するまでには、いくつもの段階やタスク、流れがあることが分かります。

たとえば、商談を例にすると、

• 提案資料の作成・準備
• 当日の進め方などのシミュレーション・ロールプレイング
• 移動手段の検討・商談スペースの確保

などがあり、それぞれの内容に応じた作業時間も必要です。

スケジュールを管理する際は、一度作業内容を分解し、どのようなタスクがあり、どの程度の時間がかかるのかを把握しましょう。そのうえで意識的に時間を確保するよう努め、管理方法を統一することが大切です。

売れる営業担当が実践するスケジュール管理のコツ

売れる営業担当は、スケジュール管理のプロといっても過言ではありません。優秀な営業担当が実践するスケジュール管理のコツをチェックし、ぜひ取り入れてみましょう。

①作業の優先順位をつけて時間をスケジュール化する

効率的なスケジュール管理を実現する最初のコツは、作業の優先順位を考えることです。仕事の優先順位を考えずに作業していると、肝心な作業をする時間が足りなくなる、さらにその遅れがほかにも影響してしまう、などのようなことにもなりかねません。

だからこそ、作業の優先順位や重要度、所要時間を考えたスケジューリングが重要になります。

また、予定外の顧客対応などが必要になった際も、慌てず対応できるように、余裕を持ってスケジュールを組むよう心がけることが大切です。

②タスクを整理する

次に大切なのが、タスクを整理することです。自身が抱えるタスクを整理できていなければ、予定としてスケジュールに組み込むことさえ忘れてしまう可能性もあります。

毎日、自分のタスクを洗い出して整理する時間を設けるとスムーズに業務に取りかかることができます。ほかの業務に中断されないよう、落ち着いて整理する時間を設けましょう。

③タスクの履歴を残す

最後のコツは、完了したタスクの履歴を消さずに残しておくことです。

営業担当のなかには、パソコンのデスクトップに保存したメモ帳や紙のふせんにタスクを書き込み、タスク完了後は捨ててしまうという方もいらっしゃるでしょう。

しかし、この方法はあまりよい方法とはいえません。理由として、いつ、何を行ったかという履歴が消え、自身の仕事を振り返ることが難しくなるためです。

タスク完了後も履歴として残しておくと、振り返りに活用できるだけでなく、達成感や満足感を得られ、モチベーションの維持にも役立ちます。

まとめ

売れる営業担当は、仕事に追われず常に余裕を持った対応ができるよう、徹底したスケジュール管理を行っています。

「アポイントに遅れてしまった」「予定をダブルブッキングしてしまった」といったミスをしてしまう場合は、スケジュール管理の方法を見直してみると改善点が見つかるかもしれません。

売れる営業担当は、単に仕事の締切日を管理するのではなく、タスクに優先度をつけ、所要時間を含めてスケジュールを管理しています。また、日頃から自身のタスクを整理したり、定期的に振り返りを行ったりして、次の商談やスケジューリングに生かしている点も真似したいポイントです。

スケジュール管理に限らず、仕事でのミスが多いとお悩みの担当者さまは、下記の記事もご参照ください。