営業担当者の業務を効率化することは、長時間労働の是正だけでなく新規顧客の獲得や営業成績の向上にもつながります。業務を減らすのではなく、業務の負担を減らすことが大切です。

多くの企業が導入している営業支援ツール。代表的なツールの機能やメリットをご紹介します。

MA（マーケティングオートメーション）ツール

販売促進や集客などの業務を効率化するために有効的なツールが、MA（マーケティングオートメーション）ツールです。Webサイトの初回訪問から受注に至るまでのマーケティングプロセスが一元管理できるツールとなります。

利用できる機能の一例

・見込み顧客の管理

MAツールは、初回訪問、再来訪といった区別だけでなく、サイト内の遷移も可視化します。見込み客はどのような流入経路をたどって問合せをしたのか、直前までどのページを見ていたのかなどが把握できます。

可視化した情報をもとに、見込み客ごとに適したマーケティングを行えます。住宅販売の営業進行状況や提案中の物件情報も管理でき、契約が完結しているお客様の情報も振り返ることができるので、エリアや予算の近い物件を提案したり、初回問合せから契約までの営業プロセスを見直したりできます。

・SFA（営業支援）ツールと連携

営業支援ツールとして利用している、SFA（営業支援システム）のデータやエクセルと連携してマーケティング活動を行えます。提案中の売上予測と、営業担当者ごとの成績を一元管理することが可能となります。MAの中には、簡易的なSFA機能が付属しているツールもあるため、各社の機能を事前に比較することをおすすめします。

・メールマーケティング

物件の購入を検討してくれるのでは、という見込み顧客に対して購買意欲を高めるようなメールを配信できます。新規物件の情報やキャンペーン情報、モデルハウスや説明会の案内などを自社のWebサイトの訪問回数に応じて配信するメールを選ぶことができます。

・スコアリング

見込み顧客がどれくらい見込みがあるのかを数値化します。

数値化する項目は、Webサイトへの訪問回数や申し込み回数、イベントの参加回数などがあり、スコアリングに応じて営業担当者のリソースを配分することで、効率化が期待できます。

SFAツール

営業担当者の業務を支援するツールがSFAです。

営業活動の報告や営業成績といった情報を可視化することで、営業プロセスを見直せるため効率化につながります。日々の一人ひとりの営業活動を可視化することで、営業担当者だけでなく企業全体の業務効率化や営業力強化をサポートします。

利用できる機能の一例

・スケジュールの管理

営業担当者自身のスケジュールはもちろん、社内スケジュールも共有できるため、お客様にすぐに対応できる日程の案内が可能になります。

・日報の管理

営業活動報告を入力すると、上長に情報が送信される機能です。外出先や移動時間など、隙間時間に入力や閲覧ができるため、業務の効率化に最適です。

・見積書の作成

注文の見積もり金額を算出して、すぐにお客様に金額を確認してもらえます。金額がわかれば、お客様も具体的なイメージを持つことができるため、成約率のアップが期待できます。

エクセル管理もできる

MAツールとSFAツール、営業担当者として利便性の高いツールですが、双方で利用できる機能の一部はエクセルでも管理が可能です。

Officeが搭載されたパソコンなら、エクセルが無料で利用できるため、自社の管理体制に合わせてシートを作成できます。ただし、エクセルの習得期間を省きたい場合や、従業員数が多い場合などは、工数の観点からツールの利用がおすすめです。

まずはコストをかけずに営業の効率化をはじめたい方のために、スコアリングやスケジュール管理、見積書の作成機能以外にエクセルでできることをご紹介します。

・顧客管理

顧客の情報や進行状況、訪問日などを一括管理して可視化するために、まずは基本的な顧客情報を表にまとめてみましょう。

必要な情報は、顧客名、住所、物件情報、営業担当者名、連絡先などです。顧客数が増えて見づらくなるのを防ぐためには、上の図のように行ごとで色分けをしたり、スクロールする場合には“ウィンドウ枠の固定”より枠を固定することで、データ全体が見やすくなります。

・顧客のリストアップ

エクセルの機能を活用すれば、これから対応が必要なステータス状況や顧客をリストアップできたり、見やすいように並べ替えたりすることができます。

下の図のように表全体をハイライトしてフィルター機能を活用します。

フィルター機能によって、データを絞り込んだり、管理表内のデータを指定の条件で昇順や降順で並べ替えたりすることが可能です。

また、下の図のように“条件付き書式”を選択して新しいルールを作成することも可能です。これにより、情報の配信や来店促進の連絡などの営業業務を効率化できます。

・従業員の予実管理

従業員の予実管理表を作り、予算と実績を数値化することで、売上データや損失などを可視化できるメリットがあります。今後の利益目標や改善策を考えるときにも役立ちます。

売上から福利厚生費や給与、手当などを差引した営業利益が算出できるため、月単位での営業目標が達成しているかどうかや、前年同月との比較が容易となります。

まとめ

日々の営業管理が追い付かないとお悩みの方は、営業支援のツール導入を検討してみてはいかがでしょう。

どのツールを利用しても、営業担当や企業にとって業務の効率化を図ることが可能です。使いやすさや連携できる機能などをよく調べ、有効活用をおすすめします。