施工管理とひと言で言っても、その業務は多岐にわたり業務量も膨大です。

各作業のスケジュールや進捗状況を管理する工程管理をはじめ、人件費や材料費などの原価管理、工程や作業内容を管理する品質管理など、どれも重要な業務といえます。

また、工事を進める際には発注者とのやり取りはもちろん、書類作成といったバックグラウンド業務も発生します。

複数の案件を抱えている場合はさらに煩雑になるため、長時間労働で対応しているケースもあるでしょう。膨大な業務を処理するにあたり、情報伝達ミス・確認不足による施工ミスや工事のやり直しにお悩みの工務店さまも多いのではないでしょうか。

このようなケースには施工管理業務を効率化できるアプリやサービスの活用が有効です。

本記事では、工務店の施工管理に役立つ機能を4つの悩み別に紹介します。

アナログなやり取りで生産性が低下している

電話やFAXといった紙でのやり取りは、情報が伝わりやすい、視覚的に理解しやすい、といったメリットがありますが、リアルタイムの情報共有や、複数とのコミュニケーションには不向きです。

施工管理業務の効率化は、まず情報共有をデジタル化することから始めましょう。

アナログなやり取りで生産性が低下している場合は、下記のような機能を搭載したアプリ・サービスが適しています。　

主な機能

• どこからでも確認できる施工写真・資料管理機能

• 関係者へ一括連絡ができるチャット機能

• その場で日報や写真台帳の作成ができる報告書作成機能

• リアルタイムで修正・共有ができる工程表作成機能

• 各案件の進捗状況を把握できる稼働管理機能

• スマートフォンでペーパーレスな受発注を実現するオンライン受発注機能

まずは、担当者または案件ごとに管理していた散在する写真・資料をクラウド上に一元管理することが大前提です。必要な情報は1ヶ所に集約することで、データを探す時間の削減や、最新情報のリアルタイム共有をサポートします。

多人数での同時ログインが可能なアプリ・サービスを選択すれば、誰でも場所を選ばず写真や資料の確認が可能です。

また、チャット機能があるアプリ・サービスなら、業務連絡を全員に一括送信でき、複数人とのコミュニケーションが容易になります。施工中の疑問点などの早期解消も図れるため、工事をスムーズに進めることもできるでしょう。

さらに、工程表の作成・編集機能も必要です。工程表が修正されたら関係者に自動で通知する機能を搭載したアプリ・サービスを選択すれば、つねに最新の工程表を共有できます。スケジュールの確認漏れや、工事の進捗管理に役立つでしょう。

このほか、オンラインで見積もり作成から請求まで行えるオンライン受発注機能も業務効率化に貢献します。スマートフォンで受発注を管理すれば紙でのやり取りが不要になりコストも削減。煩雑な経理業務の負担軽減にも効果が期待できます。

伝達ミスで工事の遅延ややり直しが起きている

施工における伝達ミスは、工事の遅延ややり直しを招く要因です。伝達ミスを防止するには、工程管理や写真・図面などの情報共有を円滑化することから始めましょう。

施工に関する指示を迅速かつ確実に現場に共有するには、下記のような機能を搭載したアプリ・サービスが適しています。

主な機能

• 既読・未読を確認できるコミュニケーション機能

• 工程表上で会話・写真添付・進捗報告ができる工程管理機能

• 図面の変更・コメントを関係者に通知する自動通知機能

• 写真の保存・図面への朱書きができる注釈追加機能

• 各工程の作業終了を確認できる工程チェック機能

日常的に発生する業務連絡の未読・既読が分かれば、指示が周知徹底されているか確認でき、確実な情報共有を実現。

また、工程管理をクラウドで行えれば工事の進捗をリアルタイムに把握でき、工事の遅延防止に役立つでしょう。クラウドの写真や図面に直接朱書きできる機能を搭載したアプリ・サービスを選択すれば、いつでも最新の指示をもとに工事を進められます。

さらに図面の変更やコメントが発生した場合に関係者へ自動通知する機能を搭載したアプリ・サービスなら、確認漏れの防止につながるでしょう。

これらに加えて、作業終了をチェックできる工程チェック機能も必要です。作業を一つひとつ振り返ることで抜け・漏れを防ぎ、工事のやり直しを防止します。

バックグラウンド業務が煩雑で業務効率が低下している

バックグラウンド業務をしっかりと回すことは、業務効率の向上に必要なプロセス。業務全体やお金の流れを把握し、業務を確実に行うため欲しい機能欲しい機能欲しい機能には、顧客情報・実行予算・工程管理などをクラウドに一元化することから始めましょう。

バックグラウンド業務を効率化するには、下記のような機能を搭載したアプリ・サービスが適しています。

主な機能

• 顧客や商談内容を細かく管理できる顧客・商談台帳機能

• テンプレートを使って簡単に作成・編集ができる見積書作成機能

• 見積原価をベースに作成できる実行予算作成機能

• 工事台帳の自動作成機能

顧客情報や商談内容の管理は、すべてのバックグラウンド業務の基幹といえます。これらの情報を基に、見積書の作成・予実管理・工程管理といった業務を効率化する機能が搭載されたアプリ・サービスを選択すれば、適切な経営判断に役立つでしょう。

また、クラウドなら時間や場所を選ばず利用できます。事務作業の効率化やテレワークの実現にも役立つため、工務店の働き方改革を実現します。

さらに、散在していた業務を一元管理することで、現場の情報伝達にかかる労力を削減し、さらなる作業効率の向上にも期待ができます。

お客さまとコミュニケーションが取れず業務が属人化している

円滑な施工やミスの防止には、お客さまとの情報共有も不可欠です。お客さまとのトラブルが発生する主な要因には、コミュニケーション不足が挙げられます。まず手軽にコミュニケーションを取れる環境を整備することから始めましょう。

お客さまとのコミュニケーションを強化するには、下記のような機能を搭載したアプリ・サービスが適しています。

主な機能

• お客さまや物件の情報を一括で管理できる顧客・物件管理機能
• お客さまとコミュニケーションが取れるチャット機能
• お客さまと工事の進捗状況をアプリ内で共有できるタイムライン機能
• 必要書類や取り扱い説明書もアプリ内で共有できる書類管理機能

お客さまと物件の情報を一元管理できる機能を搭載したアプリ・サービスを選択すれば、対応の属人化を防ぎ、社内の情報共有をスムーズにします。

また、チャット機能を活用できれば、お客さまへの迅速な対応が可能になります。スマートフォンアプリの場合は隙間時間を有効活用でき、確認待ちによる作業の中断を防止します。

さらに、アプリの場合は電話連絡や紙媒体でのやり取りが不要になります。電話が苦手なお客さまも気軽にコミュニケーションを取れるため、顧客満足度向上に役立つでしょう。

まとめ

施工管理は、工程管理や原価管理、品質管理などさまざまな業務が含まれるほか、関係者や顧客とのコミュニケーションも不可欠です。重要なデータが散在していると、情報共有が円滑に行えず、業務が増える可能性もあるでしょう。

このような問題を回避し、効率よく業務を進めるためには、あらゆる情報を一元管理・共有できるアプリやサービスを導入するのもひとつの方法です。

クラウド上でさまざまなコミュニケーションが行えるツールなら、ペーパーレスやリアルタイムの情報共有に役立ち、情報伝達ミスや確認洩れによるトラブルも防止できます。

顧客のフェーズに合わせた適切なコミュニケーションを実施できれば、顧客満足度向上にもつながるでしょう。

施工管理における煩雑な業務にお悩みの工務店さまは、施工管理アプリ・サービスなどの導入も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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