管理業務の多い工務店はクラウドサービスを利用することで、必要なときにすぐデータにアクセスができるため、業務効率が高められます。

住宅業界においても、人材不足などの影響から従来の業務の進め方を見直す必要性があるといえます。この記事では、工務店の業務をクラウド化することのメリットや注意点、導入時のチェックポイントなどを解説します。

工務店の業務をクラウド化する目的

住宅業界は人口減少に伴う着工数の減少などによって、今後ますます厳しくなることが予測されています。受注数が下がると、これまで以上に営業力の強化が求められますが、そもそも限られた人数で事業を行っている場合、思うようにリソースを割けないといった課題にぶつかります。

しかし、人材不足を補うために新たに人を雇用しようとしても、労働人口の減少による影響から人材確保が計画通りにいかない場合もあります。既存の従業員だけで業務を効率化するなら、ITツールの活用は欠かせません。

その一つの方法として、「クラウド化」が挙げられます。クラウドサービスを利用すれば、社内にサーバーを設置する必要がないため、コスト削減にもつながるでしょう。

また、顧客管理や施工管理などさまざまな業務の効率化が図れるため、特に小規模な工務店であるほどメリットは大きいです。業務フローを見直して、限られたリソースをうまく活用するために、前向きにクラウド化に取り組んでみましょう。

顧客管理業務の効率化

顧客管理に関する業務でクラウドを導入すれば、顧客の属性情報や商談の進行状況などを見える化できるので、よりきめ細かな対応が行えるようになります。クラウドを活用する大きな利点はデータの一元的な管理のため、営業担当者の間でのスムーズな情報共有が可能です。

必要なときに必要な情報をすぐに抽出、検索できることから、顧客満足度の向上につながり、結果として売上を高めるきっかけになるでしょう。

施工管理業務の効率化

工務店において、施工管理に関する業務は大きな負担ですが、クラウドを導入すれば業務効率が向上します。現場の従業員に作業の進捗状況などを入力してもらえば、施工管理の責任者はクラウドにアップされたデータを確認するだけで、必要な指示を与えられるようになります。

これまで現場に頻繁に出向いていた進捗管理業務が、大幅に省力化できるでしょう。

クラウド化のメリットは？

工務店のさまざまな業務をクラウド化することで、多くのメリットを得られるようになります。具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。

コストを抑えて、すぐに導入できる

クラウドサービスを利用すれば、自社でサーバーを用意したり、ネットワーク環境を構築したりする必要がありません。サービス提供会社に一定の利用料金を支払えば、すぐに導入することが可能です。

コストを抑えながら、業務の効率化を目指す場合、クラウドサービスの利用は大きなメリットがあるといえるでしょう。

スムーズに情報共有が行える

クラウドに見積書や図面などのさまざまなデータをアップしておけば、社内での情報共有がスムーズになります。また、業務に関するデータが見える化されることで、業務や情報の属人化防止にもつながるでしょう。

いつでも必要なデータを閲覧できる状態にしておけば、担当者が不在のときであっても他の従業員が業務を引き継ぎやすくなります。顧客対応の質も高められるので、前向きに導入を検討してみるとよいでしょう。

資料の管理やデータ共有の手間が省ける

業務に関する資料を紙で保管する場合、それなりのスペースが必要です。一方、クラウドで資料を保管すればスペースは不要になりますし、ファイリングなどの手間も大幅に削減できます。

また、必要な資料を探すのにかかっていた時間も、クラウド化によって短縮できるでしょう。

業務全体の効率化につながる

紙の資料はオフィスで保管せざるを得ませんが、クラウドにデータがアップされていれば、オフィス以外の場所からでも確認可能です。手持ちのスマートフォンやタブレット端末などからクラウドにアクセスできるため、業務全体の効率化につながるでしょう。

さらに、リモートワークとの相性もよいため、従業員の多様な働き方を認めるきっかけとすることもできます。

クラウド化の注意点

工務店業務のクラウド化をすれば多くのメリットを得られますが、あらかじめ気をつけておきたい注意点もあります。どのような点に気をつければよいかを見ていきましょう。

自社に合った機能が備わっているか

クラウドツールを導入しても、自社が抱える課題の解消に結びつかなければ、導入するメリットが薄れてしまいます。そのため、利用するツールを選ぶときは、必要とする機能がきちんと備わっているかを確認しましょう。

また、機能が多過ぎてもかえって使いづらさを感じるので、必要な機能を過不足なく備えたツールを導入することが大切です。

操作性に優れているか

初めてクラウドツールを導入する際は、従業員がきちんと使いこなせるのかもチェックする必要があります。使い方が難し過ぎると、導入してもほとんど使わないままコストばかりがかさんでしまうといった事態に陥りがちです。

ツールによっては無料で試せる期間が設けられているものもあるので、機能面なども含めて使い方を確認しておきましょう。

セキュリティレベルに問題はないか

クラウドツールを導入すれば、必要なデータなどを一元管理できますが、セキュリティ面についてはあらかじめ確認しておく必要があります。ただし、クラウドツールを提供する会社が最新のアップデートなどを行ってくれるため、基本的にはセキュリティ性は高いといえるでしょう。

運用・管理する担当者は決まっているか

クラウドツールを正しく運用できているかを定期的にチェックするために、管理する担当者を事前に決めておく必要があります。何か不具合が起こったときにすぐ対処できるように、管理者を決めておきましょう。

クラウドツール導入時の確認ポイント

クラウドツールを導入する際は、次の点をチェックしておく必要があります。

ツールを提供する会社によって、サービス内容や利用料金などは違ってくるので、費用対効果を考えながら、複数の会社のツールを比較・検討してみましょう。

●記事のおさらい
最後に、今回の内容をQ&Aで確認しておきましょう。

Q：クラウド化することで得られるメリットは？
A：工務店の業務をクラウド化することで、業務効率の向上が期待できます。また、顧客情報や施工管理の進捗状況などを見える化されるので、業務の属人化を防ぎ、業務負担の軽減にもつながります。

Q：クラウド化するときに気をつけておきたい点は？
A：ツールを導入する際は、自社に必要な機能が備わっているかや操作性に優れているか、サポート体制の有無などをチェックする必要があります。また、セキュリティレベルに問題がないかもよく確認しておきましょう。

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