電子帳票システムを導入すれば、これまで帳票の作成や保存にかかっていた手間や時間を大幅に減らすことができます。また、電子帳簿保存法に対応するためにも、自社の業務フローを見直して電子帳票システムの導入を早めに検討することが大切です。

ただし、自社が抱える課題の解消に結びつくシステムを導入しなければ、効果は半減してしまうでしょう。この記事では、電子帳票システムを導入するメリットや選ぶときのポイントなどを解説します。

電子帳票システムとは？

電子帳票システムとは、取引や契約などに関する帳票の作成から保存、管理までをすべてシステム上もしくはWeb上で行うシステムです。企業は日々、見積書や請求書、契約書などの帳票を数多く取り扱うため、それらを紙で作成し、管理するのに多くの手間と時間を必要とします。

また、一定の期間の保存が義務付けられている帳票もあるため、保管スペースを確保するだけでも負担は大きくなるでしょう。さらに、取引先の数が多い場合は、印刷や郵送にかかるコストもかさんでしまいます。

電子帳票システムを用いれば、取引先などの情報からデータをすぐに抽出でき、そのまま帳票を作成することが可能です。帳票の作成や管理に関する業務を省力化できるため、業務効率化につなげられます。

電子帳票システムを導入するメリット

電子帳票システムを導入するメリットとして、いくつかの点が挙げられます。どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

帳票を一括で管理できる

電子帳票システムを導入することで、帳票の一括管理が行えるようになります。また、単に管理するだけでなく、収集したデータを検索することも簡単にできるため、確認したいデータを瞬時にチェックできます。

そして、出力したデータの取り込みの自動化や保存期間の過ぎた帳票の自動削除なども設定できるので、業務を効率化できるでしょう。各種帳票データは、システムを通じてすべての従業員が共有できるため、部署間で行われる承認作業などもスムーズになります。

外部システムとも連携でき、業務効率を高められる

電子帳票システムはすでに導入をしている顧客管理システムなどとの連携ができます。取引先などの情報をシステムに取り込んだうえで、必要な帳票を作成するといった使い方が可能です。

白紙からデータの入力作業などを行わなくても、これまで作成したデータを活用できる点もメリットといえるでしょう。また、ネットワークを用いて帳票データを共有できるので、取引先が帳票の電子化に対応していない場合でも問題ありません。

セキュリティ性が高い

紙の帳票の場合は、不正な持ち出しなどのリスクがありますが、帳票を電子化しておけばデータを安全に管理できるでしょう。アクセスできる範囲や機能などを制限しておけば、誤ってデータが流出してしまうといったミスを防げます。

帳票に関するデータは取引先の情報などが数多く含まれるため、厳重な取扱いが必要です。帳票の電子化によって、高いセキュリティ性を保持した状態でデータの活用が行えます。

電子帳票システムを導入するときの注意点

電子帳票システムを導入することで多くのメリットが得られますが、注意しておきたい点も存在します。ここではあらかじめ気をつけておきたい点をいくつか解説します。

導入コストがかかる

電子帳票システムは電子帳簿保存法などに適合した要件を満たさなければならないため、導入コストがそれなりにかかります。オンプレミス型でシステムを構築しようとするよりも、クラウド型のサービスを利用したほうが導入コストは抑えられます。

実際に導入したときのメリットなどを踏まえたうえで、費用対効果を考えながら導入を検討しましょう。

安定した通信環境を整える必要がある

電子帳票システムはシステム上、あるいはWeb上で行うため、システムにアクセスできなければ業務に取り組むことができません。クラウド型のシステムであっても、ネットワークの環境が整っていない場所では利用できないので注意が必要です。

また、スキャナーなどの周辺機器とシステムとの接続が途切れてしまったときも、帳票の読み取りができない点に気をつけましょう。導入にあたっては安定した通信環境を整え、万が一のときに備えたデータのバックアップが大切だといえます。

データを適切に取り扱う必要がある

帳票の電子化といっても、単に帳票の内容を電子データとして保存すればよいというものではありません。電子データの保存にあたっては、電子帳簿保存法で定められた要件に沿った形でデータを取り扱う必要があります。

また、必要なときにはすぐに帳票のデータを閲覧できるように、ファイルやフォルダの設定にも気を配っておきましょう。電子帳票システムを導入する際は、実際に運用することが前提であるため、事前にマニュアルなどを整備しておくとスムーズに業務を進めやすいでしょう。

電子帳票システムを選ぶときのポイント

電子帳票システムの導入を検討するときには、自社に合ったものを選んでいく必要があります。システムを選ぶときにポイントとなることを解説します。

課題解決につながる機能が備わっているか

電子帳票システムをせっかく導入しても、自社が抱えている課題の解決に結びつかなければ導入のメリットが薄れてしまいます。そのため、帳票の作成や管理などについて、どのような機能が備わっていれば作業が効率化できるのかを整理してから、システムを選ぶようにしましょう。

また、機能が多すぎるとかえって使いづらいといった問題も発生するので、操作性などを確かめながら十分に利用できるシステムであるかを見定めてください。

費用対効果に問題はないか

新たにシステムを導入する際は、費用対効果に見合ったものであるかを確認しておきましょう。たとえば、処理スピードが遅いシステムであれば、思うように業務を処理できずに導入するメリットが薄れてしまいます。

導入するコストとシステムの性能のバランスを考えて、複数の会社の製品を比較・検討してみましょう。

外部のシステムと連携できるか

CSVやPDF、Excelなどの各種出力フォーマットに対応していれば、多くの外部システムとの連携が可能になります。すでに導入している他のシステムとの連携に問題がないかを事前に確認しておきましょう。

電子帳票システムは日々、業務で利用することが前提であるため、できるだけ使い慣れたフォーマットに対応しているものを選び、業務に関する情報を一元的に管理できる仕組みを整えていくことが大事です。

●記事のおさらい
最後に、今回の内容をQ&Aで確認しておきましょう。

Q：電子帳票システムとは？
A：電子帳票システムとは、取引や契約などに関する帳票の作成から保存、管理までをすべてシステム上またはWeb上で行うシステムです。帳票の取扱いが多い会社ほど、より効果的に活用できるでしょう。

Q：電子帳票システムを導入すると、どのようなメリットがある？
A：電子帳票システムを導入することで、帳票を一括管理できるようになり、データの検索などが手軽に行えるようになります。また、外部システムとの連携が行えるので、業務に応じたカスタマイズもしやすいでしょう。

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